Budget importieren

Mit EMDESK können Sie Budgets für Projekte und jede einzelne Aktivität Ihres Arbeitsplans planen und erstellen. Jeder Budgeteintrag wird für ein bestimmtes Projekt/eine bestimmte Aktivität und einen Teilnehmer im Abschnitt "Ressourcen" geplant.

Wenn Sie Ihr Projektbudget bereits außerhalb von EMDESK erstellt haben, können Sie Ihre Budgetdaten in Ihren EMDESK-Arbeitsbereich importieren.

Folgen Sie den nachstehenden Anweisungen, um Budget in einen EMDESK-Arbeitsbereich zu importieren.

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Um Budgetposten zu importieren, bereiten Sie Ihre Datendatei zum Importieren vor:

• Die Datei muss im XLSX-Format vorliegen, darf maximal 2 MB groß sein und nur 1 Blatt enthalten (weitere technische Anforderungen an Dateien finden Sie hier)
• Die XLSX-Datei muss die erforderlichen Spalten mit den folgenden Überschriften enthalten:

Einheit	Für Kostenarten vom Typ "Tarif": Um Kosten zu importieren, geben Sie EUR ein (oder lassen Sie das Feld leer) Um den Personalaufwand zu importieren, geben Sie PH (Personenstunden), PD (Personentage) oder PM (Personenmonate) ein. Hinweis: Wenn nicht eingestellt, ist der Standardwert EUR. Für die Kostenkategorien des Typs "fix": leer lassen
Betrag	Je nach gewählter Einheit kann der Betrag entweder Kosten oder Personalaufwand sein. Geben Sie den Betrag in den folgenden Zahlenformaten ein: 1000,00; 1000.00; oder 1.000,00 (wenn nicht eingestellt, ist der Standardwert 0.00).
Tätigkeit	Verknüpftes Projekt oder Aktivität für einen Budgeteintrag - geben Sie den genauen Namen oder die ID des Projekts oder der Aktivität ein, wie im Abschnitt "Arbeitsplan" Ihres Arbeitsbereichs* definiert, z. B. Aufgabe 1.1 oder "Screening und Analyse".
Teilnehmer	Verknüpfter Teilnehmer des Budgeteintrags - geben Sie die genaue ID, den Kurznamen oder den Namen des Teilnehmers ein, wie er im Abschnitt "Teilnehmer" Ihres Arbeitsbereichs* definiert ist, z. B. P1, BWE oder Wayne Enterprises
Kostenkategorie	Kostenkategorie des Budgeteintrags - geben Sie die genaue Kurzbezeichnung der Kostenkategorie ein, wie sie in Ihrem Arbeitsbereich* definiert ist (lesen Sie hier, wo Sie eine Übersicht über die Kostenkategorien Ihres Arbeitsbereichs finden), z. B. Personal, Material, Reise
Personalkostensatz Name	Für die Kostenkategorien vom Typ "Satz": geben Sie den genauen Namen des Personalkostensatzes im Finanzprofil des verknüpften Teilnehmers ein (lesen Sie hier, wo Sie die Personalkostensätze der Teilnehmer finden), z.B. Marilyn Smith, Projektassistentin Für die Kostenkategorien vom Typ "fix": leer lassen * Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich existieren, importierter Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugeordnet

• Die XLSX-Datei kann auch zusätzliche Informationen in den folgenden optionalen Spalten enthalten:

Beginn Monat	Startmonat für den Budgeteintrag, er muss innerhalb der Dauer der jeweiligen Aktivität liegen (wenn nicht festgelegt, wird standardmäßig angenommen, dass der Budgeteintrag gleichmäßig über die Dauer der Aktivität ausgegeben wird), z. B. M02 oder M16
Ende Monat	Endmonat für den Budgeteintrag, er muss innerhalb der Dauer der jeweiligen Aktivität liegen (wenn nicht festgelegt, wird standardmäßig angenommen, dass der Kosteneintrag gleichmäßig über die Dauer der Aktivität ausgegeben wird), z. B. M05 oder M23
Beschreibung	Beschreibung für den Haushaltseintrag
Tags	Fügen Sie Tags für den Budgeteintrag hinzu, trennen Sie sie mit einem Komma ohne Leerzeichen, z. B. tag1,tag2,tag3 * Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, importierter Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

Dies ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Datendatei aussehen könnte:

Hinweis: Alle Ausgeblendete Zeilen in der Excel-Datei werden beim Import erkannt. Wenn diese Zeilen nicht importiert werden sollen, müssen sie entfernt werden.

Tipp: Um eine Excel-Beispieldatei herunterzuladen, gehen Sie zum Abschnitt "Ressourcen", klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Import" am unteren Rand des Abschnitts und dann auf die Schaltfläche "Beispieltabelle": 

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Wenn die Datei zum Importieren bereit ist, klicken Sie im Menü Home auf Ressourcen , um den Bereich "Ressourcen" zu öffnen.

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Klicken Sie unten auf + Importieren, dann öffnet sich das Dialogfeld "Laden Sie Ihre Datei hoch".

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Klicken Sie auf den Bereich "Datei auswählen oder ablegen", um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen, oder ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop in diesen Bereich.   

Hinweis: Der Import unterstützt nur XLSX-Dateien.

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Ordnen Sie die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datei den Budgeteigenschaften im angezeigten Fenster zu.

• Einige der Spalten können aufgrund ihrer Namen bereits zugeordnet sein; diese sind grün markiert:

• Um die anderen Spalten zuzuordnen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie die entsprechende Eigenschaft aus:

Hinweis: Spalten, die nicht zugewiesen sind, werden nicht in den Arbeitsbereich importiert.

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Klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf Jetzt importieren .

• Wenn der Import ohne Probleme abgeschlossen wurde, erscheint eine grüne Meldung, die besagt, dass alle Datensätze in Ihrer Datei erfolgreich erkannt wurden:
  
  

       

Hinweis: Die importierten Budgeteinträge sind in der Währung, die in Ihren allgemeinen Arbeitsbereichseinstellungen eingestellt ist.
Tipp: Alle Budgeteinträge aus dem Import haben eine Markierung "import_[Datum]_[Zeit]", z. B. "import_2022-10-20_12-10-13". Zum schnellen Auffinden und Aktualisieren/Löschen von Datensätzen aus dem Import, verwenden Sie die Markierung zum Filtern der Daten.
• Wenn der Import mit einigen Problemen abgeschlossen wird, erscheint eine orangefarbene Meldung, die besagt, dass nicht alle Datensätze in Ihrer Datei erkannt wurden (Werte für Eigenschaften waren nicht im richtigen Format oder konnten nicht mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden) und dass eine Fehlerdatei heruntergeladen wurde:



Die Fehlerdatei enthält nur die Haushaltseinträge, die nicht importiert wurden, und kennzeichnet die Fehlerwerte mit einer roten Farbe. Bearbeiten Sie die fehlerhaften Daten und wiederholen Sie den Importvorgang für die neuen Daten, bis alle Datensätze akzeptiert sind.

Hinweis: Lesen Sie weiter, wie Sie Projektaktivitäten und -veranstaltungen, Teilnehmer, Personalkostensätze und Ausgabensätze in einen EMDESK-Arbeitsbereich importieren.