Daten in den Arbeitsplan importieren

Der Arbeitsplan ist ein Werkzeug zur Projektplanung, -überwachung und -durchführung, mit dem Sie mehrere Projektzeitpläne erstellen, geplante Aktivitäten und Ereignisse (z. B. Ergebnisse, Meilensteine) verwalten und durchführen können. Durch die Anpassung der ID-Einstellungen von Aktivitäten und Ereignissen ist es möglich, jede gewünschte Projektstruktur zu erstellen, z. B. "Arbeitspakete > Aufgaben > Unteraufgaben".

Wenn Sie bereits einen Projektplan außerhalb der EMDESK-App entwickelt haben, können Sie Ihre Projektdaten in den Arbeitsplan importieren. 

Die Importfunktion ermöglicht den Import von Aktivitäten und Ereignissen unter bestimmten "übergeordneten" Aktivitäten, dazu müssen diese "übergeordneten" Aktivitäten bereits in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein. Für den Aufbau des Projektstrukturplans empfehlen wir daher, die Aktivitäten und Ereignisse Ebene für Ebene entsprechend ihrer hierarchischen Struktur zu importieren, beginnend mit der höchsten Ebene. 

Nach dem Import haben Sie immer noch die Möglichkeit, Aktivitäten und Ereignisse zu reorganisieren, indem Sie sie an neue Positionen verschieben (lesen Sie hier , wie man Aktivitäten und Ereignisse verschiebt). 

Folgen Sie den nachstehenden Anweisungen, um Aktivitäten und Ereignisse in einen EMDESK-Arbeitsbereich zu importieren.

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Um Aktivitäten, Leistungen und Meilensteine zu importieren, bereiten Sie Ihre Datendatei zum Importieren vor:

• Die Datei muss im XLSX-Format vorliegen, darf maximal 2 MB groß sein und nur 1 Blatt enthalten (weitere technische Anforderungen an Dateien finden Sie hier)
• Die Datei muss die erforderlichen Spalten mit den folgenden Überschriften enthalten:

Typ	Geben Sie den Typ des Arbeitsplaneintrags an - er muss entweder Aktivität, Deliverable oder Meilenstein sein.
Name	Geben Sie den Namen des Arbeitsplans an, z. B. Marktforschung oder Technischer Bericht.
Art der Tätigkeit	Für Aktivitäten: geben Sie die Art der Aktivität an - geben Sie die genaue Kurzbezeichnung der Aktivitätsart ein, wie sie in Ihrem Arbeitsbereich* definiert ist, z. B. RIA oder IA (lesen Sie hier, was eine Aktivitätsart ist und wo Sie sie finden) Für Ereignisse: leer lassen
Plan Datum	Für Aktivitäten: Geben Sie das Startdatum in folgendem Format ein: JJJJ-MM-TT Für Ereignisse: Geben Sie das Fälligkeitsdatum in folgendem Format ein: JJJJ-MM-TT
Dauer (in Monaten)	Für Aktivitäten: Geben Sie die Dauer in Monaten mit numerischen Zeichen ein, z. B. 24 Für Ereignisse: Lassen Sie den Wert leer * Der Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, der importierte Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

• Die Datei kann auch zusätzliche Informationen in den folgenden optionalen Spalten enthalten:

Beschreibung	Beschreibung für den Arbeitsplanpunkt
Zielsetzungen	Ziele des Arbeitspapiers
Teilnehmer	Hauptbeteiligter des Arbeitsplaneintrags - geben Sie die genaue ID, den Kurznamen oder den Namen des Beteiligten ein, wie er im Abschnitt "Beteiligter" Ihres Arbeitsbereichs* definiert ist, z. B. P1, BWE oder Wayne Enterprises
Weitere Teilnehmer	Zusätzliche Beteiligte, die an der Arbeitsplanaufgabe beteiligt sind - geben Sie die genauen IDs, Kurznamen oder Namen der Beteiligten ein, wie sie im Abschnitt "Beteiligte" Ihres Arbeitsbereichs* definiert sind, und trennen Sie die Einträge mit Komma ohne Leerzeichen, z. B. P2,P3 oder FGE,SIZ
Tags	Fügen Sie Tags für den Arbeitsplaneintrag hinzu, trennen Sie sie mit einem Komma ohne Leerzeichen, z. B. tag1,tag2,tag3
Benutzerdefinierter Identifikator	Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte ID für das Arbeitsplan-Element festzulegen (wenn diese nicht festgelegt ist, definiert das System die IDs gemäß Ihren Arbeitsbereichs-ID-Einstellungen).
Aktivität der Eltern	Übergeordnete Aktivität des Arbeitsplaneintrags - geben Sie den genauen Namen oder die ID der Aktivität ein, wie sie im Abschnitt "Arbeitsplan" Ihres Arbeitsbereichs* definiert ist, z. B. WP1 oder Evaluation of Relevant Markets * Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, importierter Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

Dies ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Datendatei aussehen könnte:

Hinweis: Alle Ausgeblendete Zeilen in der Excel-Datei werden beim Import erkannt. Wenn diese Zeilen nicht importiert werden sollen, müssen sie entfernt werden.

Tipp: Um eine Excel-Beispieldatei herunterzuladen, gehen Sie zum Abschnitt "Arbeitsplan", klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Import" am unteren Rand des Abschnitts, wählen Sie ein Projekt aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Beispieltabellenblatt": 

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Wenn die Datei für den Import bereit ist, klicken Sie im Menü Home auf Arbeitsplan , um den Bereich "Arbeitsplan" zu öffnen.

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Klicken Sie unten auf + Importieren, um das Dialogfeld "Projekt auswählen" zu öffnen.

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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, wählen Sie das Projekt, unter dem Sie Aktivitäten und Ereignisse importieren möchten, und klicken Sie auf Weiter.

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Es erscheint ein neues Dialogfeld. Klicken Sie auf den Bereich "Datei auswählen oder ablegen", um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen, oder ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop in diesen Bereich.   

Hinweis: Der Import unterstützt nur XLSX-Dateien.

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Ordnen Sie die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datei den Eigenschaften der Arbeitsplanelemente im erscheinenden Fenster zu.

• Einige der Spalten können aufgrund ihrer Namen bereits zugeordnet sein; diese sind grün markiert:

• Um die anderen Spalten zuzuordnen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie die entsprechende Eigenschaft aus:

Hinweis: Spalten, die nicht zugewiesen sind, werden nicht in den Arbeitsbereich importiert.

Tipp: Für die erforderlichen Eigenschaften können Sie auch Standardwerte eingeben, die während des Imports für jedes aus der Datei importierte Arbeitsplanelement festgelegt werden. Ordnen Sie dazu diese Eigenschaften keiner der Spalten zu - klicken Sie stattdessen auf  Weiter und geben Sie den Standardwert neben der betreffenden Eigenschaft ein oder wählen Sie die Option aus der Dropdown-Liste:

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Klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf Jetzt importieren .

• Wenn der Import ohne Probleme abgeschlossen wurde, erscheint eine grüne Meldung, die besagt, dass alle Datensätze in Ihrer Datei erfolgreich erkannt wurden:
  
  

  

  Die importierten Elemente des Arbeitsplans werden in den Abschnitt "Arbeitsplan" am Ende der "übergeordneten" Liste der bereits vorhandenen Aktivitäten und Ereignisse eingefügt (falls vorhanden).

  Tipp: Alle Aktivitäten und Ereignisse aus dem Import haben eine Markierung "import_[Datum]_[Zeit]", z. B. "import_2022-10-20_12-10-13". Zum schnellen Auffinden und Aktualisieren/Löschen von Datensätzen aus dem Import, verwenden Sie das Tag zum Filtern der Daten.
• Wenn der Import mit einigen Problemen abgeschlossen wird, erscheint eine orangefarbene Meldung, die besagt, dass nicht alle Datensätze in Ihrer Datei erkannt wurden (Werte für Eigenschaften waren nicht im richtigen Format oder konnten nicht mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden) und dass eine Fehlerdatei heruntergeladen wurde:



Die Fehlerdatei enthält nur die nicht importierten Arbeitsplanelemente und kennzeichnet die Fehlerwerte mit einer roten Farbe. Bearbeiten Sie die fehlerhaften Daten und wiederholen Sie den Importvorgang für diese neue Datendatei, bis alle Datensätze akzeptiert sind.