Ausgaben importieren

EMDESK ermöglicht die Verfolgung und Meldung von Ausgaben, die von Teilnehmern an Projekten und Aktivitäten in Ihrem Arbeitsbereich getätigt wurden. Ausgaben (Kosten und Zeit) werden für ein Projekt/eine Aktivität und einen Teilnehmer im Abschnitt "Ressourcen" erstellt und erfasst.

Wenn Sie Ihre Projektausgaben bereits außerhalb von EMDESK erfasst haben, können Sie Ihre Ausgabensätze in Ihren EMDESK-Arbeitsbereich importieren.

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen zum Importieren von Ausgabendatensätzen in einen EMDESK-Arbeitsbereich.

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Um Ausgabendatensätze zu importieren, bereiten Sie Ihre Datendatei für den Import vor:

• Die Datei muss im XLSX-Format vorliegen, darf maximal 2 MB groß sein und nur 1 Blatt enthalten (weitere technische Anforderungen an Dateien finden Sie hier)
• Die XLSX-Datei muss die erforderlichen Spalten mit den folgenden Überschriften enthalten:

Einheit	Für Kostenarten vom Typ "Tarif": Um Kosten zu importieren, geben Sie EUR ein (oder lassen Sie das Feld leer) Um den Personalaufwand zu importieren, geben Sie PH (Personenstunden), PD (Personentage) oder PM (Personenmonate) ein. Hinweis: Wenn nicht eingestellt, ist der Standardwert EUR. Für die Kostenkategorien des Typs "fix": leer lassen
Betrag	Je nach gewählter Einheit kann der Betrag entweder Kosten oder Personalaufwand sein. Geben Sie den Betrag in den folgenden Zahlenformaten ein: 1000,00; 1000.00; oder 1.000,00 (wenn nicht eingestellt, ist der Standardwert 0.00).
Tätigkeit	Verknüpftes Projekt oder Aktivität für einen Ausgabendatensatz - geben Sie den genauen Namen oder die ID des Projekts oder der Aktivität ein, wie im Abschnitt "Arbeitsplan" Ihres Arbeitsbereichs* definiert, z. B. Aufgabe 1.1 oder Screening und Analyse
Teilnehmer	Verknüpfter Teilnehmer für den Spesendatensatz - geben Sie die genaue ID, den Kurznamen oder den Namen des Teilnehmers ein, wie er im Abschnitt "Teilnehmer" in Ihrem Arbeitsbereich* definiert ist, z. B. P1, BWE oder Wayne Enterprises
Kostenkategorie	Kostenkategorie des Aufwandsdatensatzes - geben Sie die genaue Kurzbezeichnung der Kostenkategorie ein, wie sie in Ihrem Arbeitsbereich* definiert ist (lesen Sie hier, wo Sie die Übersicht über die Kostenkategorien Ihres Arbeitsbereichs finden)
Personalkostensatz Name	Für die Kostenkategorien vom Typ "Satz": Geben Sie die genaue Bezeichnung des Personalkostensatzes des verknüpften Teilnehmers ein (lesen Sie hier, wo Sie die Personalkostensätze der Teilnehmer finden) Für die Kostenkategorien des Typs "fix": leer lassen
Datum	Datum für den Ausgabensatz im folgenden Format: JJJJ-MM-TT * Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, importierter Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

• Die XLSX-Datei kann auch zusätzliche Informationen in den folgenden optionalen Spalten enthalten:

Datum des Endes	Das Ende des Zeitraums, für den die Kosten angefallen sind
Beschreibung	Beschreibung für den Spesensatz
Nicht förderfähig	Wenn der Ausgabensatz nicht förderfähig ist, geben Sie ein: TRUE Wenn der Ausgabensatz förderfähig ist, geben Sie ein: FALSE
Keine Gemeinkosten	Wenn der indirekte Kostensatz nicht angewandt werden soll, geben Sie ein: TRUE Wenn der indirekte Kostensatz angewandt werden soll, geben Sie ein: FALSE
Tags	Fügen Sie Tags für den Ausgabendatensatz hinzu, trennen Sie sie mit einem Komma ohne Leerzeichen, z. B. tag1,tag2,tag3 * Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, importierter Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

Dies ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Datendatei aussehen könnte:

Hinweis: Alle Ausgeblendete Zeilen in der Excel-Datei werden beim Import erkannt. Wenn diese Zeilen nicht importiert werden sollen, müssen sie entfernt werden.

Tipp: Um eine Excel-Beispieldatei herunterzuladen, gehen Sie zum Abschnitt "Ressourcen", klicken Sie auf die Registerkarte "Ausgaben", dann auf die Schaltfläche "+ Import" am unteren Rand des Abschnitts und anschließend auf die Schaltfläche "Beispieltabelle":

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Wenn die Datei zum Importieren bereit ist, klicken Sie im Menü Home auf Ressourcen , um den Bereich "Ressourcen" zu öffnen.

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Klicken Sie auf die Registerkarte "Ausgaben" und dann unten auf " + Import", um das Dialogfeld "Datei hochladen" zu öffnen.

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Klicken Sie auf den Bereich "Datei auswählen oder ablegen", um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen, oder ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop in diesen Bereich.   

Hinweis: Der Import unterstützt nur XLSX-Dateien.

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Ordnen Sie die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datei den Ausgabeneigenschaften im angezeigten Fenster zu.

• Einige der Spalten können aufgrund ihrer Namen bereits zugeordnet sein; diese sind grün markiert:

• Um die anderen Spalten zuzuordnen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie die entsprechende Eigenschaft aus:

Hinweis: Spalten, die nicht zugewiesen sind, werden nicht in den Arbeitsbereich importiert.

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Klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf Jetzt importieren .

• Wenn der Import ohne Probleme abgeschlossen wurde, erscheint eine grüne Meldung, die besagt, dass alle Datensätze in Ihrer Datei erfolgreich erkannt wurden:
  
  

  

Hinweis: Die importierten Ausgabensätze sind in der Währung, die in Ihren allgemeinen Arbeitsbereichseinstellungen eingestellt ist.
Tipp: Alle Ausgabendatensätze aus dem Import haben die Kennzeichnung "import_[Datum]_[Uhrzeit]", z. B. "import_2022-10-20_12-10-13". Zum schnellen Auffinden und Aktualisieren/Löschen von Datensätzen aus dem Import, verwenden Sie die Markierung zum Filtern der Daten.
• Wenn der Import mit einigen Problemen abgeschlossen wird, erscheint eine orangefarbene Meldung, die besagt, dass nicht alle Datensätze in Ihrer Datei erkannt wurden (Werte für Eigenschaften waren nicht im richtigen Format oder konnten nicht mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden) und dass eine Fehlerdatei heruntergeladen wurde:



Die Fehlerdatei enthält nur die Spesendatensätze, die nicht importiert wurden, und kennzeichnet die Fehlerwerte mit einer roten Farbe. Bearbeiten Sie die fehlerhaften Daten und wiederholen Sie den Importvorgang für die neuen Daten, bis alle Datensätze akzeptiert sind.

Hinweis: Lesen Sie weiter, wie Sie Projektaktivitäten und -veranstaltungen, Teilnehmer, Personalkostensätze und Budgetposten in einen EMDESK-Arbeitsbereich importieren.