Über Rollen und Zugriffsrechte
Anmerkung:
- Um die Rollen und Zugriffsrechte der Benutzer zu verwalten, müssen Sie die Benutzerebene Admin oder Manager haben.
- Rollen und Zugriffsrechte werden für jeden Ihrer Arbeitsbereiche separat festgelegt. Jeder Benutzer muss zum Arbeitsbereich eingeladen werden und die E-Mail-Einladung akzeptieren.
Für jeden Arbeitsbereich erhält jeder Benutzer eine Zugriffsstufe/Rolle und eine Reihe von Zugriffsrechten, die festlegen, welche Fähigkeiten ein Benutzer innerhalb des Arbeitsbereichs hat und was er sehen und ändern kann.
Zugriffsebenen/Rollen
Es gibt vier verschiedene Zugriffsebenen/Rollen mit einem definierten Satz an Zugriffsrechten:
- Ownership: Der designierte rechtliche Kontakt zu EMDESK, der Ownership des Abonnements und des Arbeitsbereichs ist für Rechnungen und Zahlungen verantwortlich. Standardmäßig ist der Ownership die Person, die den Arbeitsbereich erstellt hat. Für jeden Arbeitsbereich gibt es nur einen Ownership. Der Ownership ist im Abschnitt "Benutzer" mit einer Krone gekennzeichnet. Der Ownership ist der einzige Benutzer, der den Arbeitsbereich löschen kann.
- Verwalter: Hat vollen Zugriff auf den Arbeitsbereich und ist für dessen technische Verwaltung zuständig. In jedem Arbeitsbereich kann es mehrere Admins geben.
- Manager: Hat fast vollen Zugriff auf den Arbeitsbereich, aber keinen Zugriff auf "Abonnement". In jedem Arbeitsbereich kann es mehrere Manager geben.
- Normaler Benutzer: Jeder Benutzer, der nicht Ownership, Admin oder Manager ist. Hat eingeschränkten Lesezugriff auf technische Einstellungen und allgemeine Arbeitsbereichsinformationen. Um zu bestimmen, was der Benutzer lesen, bearbeiten und verwalten darf, müssen die definierten Zugriffsrechte festgelegt werden. In jedem Arbeitsbereich kann es mehrere reguläre Benutzer geben.
Anmerkung:
- Standardmäßig erhält der Benutzer, der den Arbeitsbereich eingerichtet hat, die Rollen Ownership und Administrator im Arbeitsbereich.
- Neue Benutzer erhalten standardmäßig die Benutzerrolle Reguläre Benutzer mit Zugriffsrechten auf alle Arbeitsbereichselemente verwalten (lesen Sie , wie Sie genaue Zugriffsrechte für Reguläre Benutzer festlegen).
Hinweis: Lesen Sie weiter , wie Sie die Rollen der Benutzer verwalten können.
Zugriffsrechte von regulären Benutzern
Nicht-Admin und Nicht-Manager sind reguläre Benutzer. Für sie können Sie die Zugriffsrechte pro Abschnitt (Projekte & Aktivitäten, Teilnehmer, Dokumente, Ressourcen) und für bestimmte Elemente in diesen Abschnitten festlegen.
Die folgenden Zugriffsrechtsoptionen sind für jeden Abschnitt und jedes Element verfügbar:
- Verwalten: Der Benutzer hat vollen Zugriff auf die Daten - er kann Arbeitsbereichselemente sehen, bearbeiten und verwalten (hinzufügen, verschieben oder löschen).
- Bearbeiten: Der Benutzer kann Arbeitsbereichselemente sehen und bearbeiten, sie aber nicht verwalten (hinzufügen, verschieben oder löschen).
- Lesen: Der Benutzer kann Elemente im Arbeitsbereich sehen, Kommentare und Anhänge hinzufügen, aber keine Elemente bearbeiten und verwalten (hinzufügen, verschieben oder löschen).
- Aus: Der Benutzer hat keinen Zugriff auf Arbeitsbereichselemente.
Anmerkung:
- Der Benutzer muss mindestens Leserechte für das verknüpfte Projekt, die Aktivität oder den Teilnehmer haben, um die für den Abschnitt "Ressourcen" festgelegten Zugriffsrechte ausführen zu können.
- Wenn reguläre Benutzer Zugriff auf Elemente haben, die mit anderen Elementen verbunden sind, auf die sie keinen Zugriff haben, werden nur grundlegende Informationen über diese "Aus"-Elemente angezeigt, z. B. ID oder Name.
Hinweis: Lesen Sie weiter , wie Sie die Zugriffsrechte von regulären Benutzern verwalten können.
Verwendung von Gruppen zur Festlegung von Benutzerzugriffsrechten
Sie können Arbeitsbereich-Benutzer in Gruppen organisieren und Gruppen verwenden, um Zugriffsrechte für eine Reihe von Benutzern gleichzeitig festzulegen und zu gewähren. Benutzer, die der Gruppe beitreten oder sie verlassen, erhalten oder verlieren automatisch die für die Gruppe festgelegten Zugriffsrechte. Gruppen können nicht mit der Zugriffsstufe Admin, Manager oder Ownership versehen werden - nur die Rolle Normaler Benutzer kann einer Gruppe zugewiesen werden.
Für kritische Zugriffsrechte, die über Gruppen verwaltet werden, empfehlen wir die Verwendung von eingeschränkten Gruppen anstelle von offenen Gruppen. Dann kontrolliert der Gruppenmanager die Gruppenmitglieder.
Anmerkung:
Durch die Mitgliedschaft in einer Gruppe können Benutzer verschiedene Zugriffsrechte erhalten. In diesem Fall ist Folgendes zu beachten:
- Zugriffsrechte auf der Elementebene sind stärker als Zugriffsrechte auf der Abschnittsebene
- Die Zugriffsrechte sind hierarchisch geordnet und beginnen mit "Verwalten" als stärkstem Recht, und das höchste Recht hebt alle untergeordneten Rechte auf.
Ein Beispiel: Ein Benutzer hat Leserechte für den Abschnitt "Arbeitsplan" und Aus-Rechte für "WP1" und ist gleichzeitig Mitglied einer Gruppe mit Bearbeitungsrechten für den Abschnitt "Arbeitsplan". In diesem Fall erhält der Benutzer die stärkeren Rechte der Gruppe auf der Ebene des Abschnitts und hat daher das Recht, den Abschnitt "Arbeitsplan" zu bearbeiten, mit Ausnahme von "WP1" - denn für dieses Element hat der Benutzer das Recht "Aus" auf der Ebene des Elements, das stärker ist als das des Abschnitts.
Hinweis: Lesen Sie weiter , wie Sie die Zugriffsrechte von Gruppen verwalten können.