Teilnehmer importieren

Teilnehmer sind die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs, die zu Projekten beitragen, die Aufgaben von Projekten zugewiesen sind und die Ressourcen von Projekten bereitstellen und/oder verbrauchen. Indem Sie die ID-Einstellungen der Teilnehmer anpassen, können Sie jede gewünschte hierarchische Struktur Ihres Projektteams und Konsortiums erstellen, z.B. "Organisationen > Abteilungen > Teams > Einzelpersonen". 

Wenn Sie bereits eine Liste der Teilnehmer Ihres Arbeitsbereichs haben, können Sie diese in EMDESK importieren. 

Die Importfunktion erlaubt es, Teilnehmer unter bestimmten "übergeordneten" Teilnehmern zu importieren, dazu müssen diese "übergeordneten" Teilnehmer bereits in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein. Um eine hierarchische Struktur Ihres Konsortiums aufzubauen, empfehlen wir daher, die Teilnehmer stufenweise entsprechend der hierarchischen Struktur zu importieren, beginnend mit der höchsten Stufe. 

Nach dem Import haben Sie immer noch die Möglichkeit, Teilnehmer zu reorganisieren, indem Sie sie an neue Positionen verschieben (lesen Sie hier , wie Sie Teilnehmer verschieben können). 

Folgen Sie den nachstehenden Anweisungen, um Teilnehmer in einen EMDESK-Arbeitsbereich zu importieren.

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Um Teilnehmer zu importieren, bereiten Sie Ihre Datendatei zum Importieren vor:

• Die Datei muss im XLSX-Format vorliegen, darf maximal 2 MB groß sein und nur 1 Blatt enthalten (weitere technische Anforderungen an Dateien finden Sie hier)
• Die XLSX-Datei muss die erforderlichen Spalten mit den folgenden Überschriften enthalten:

Name des Teilnehmers	Geben Sie den Namen eines Teilnehmers an, z. B. Wayne Enterprises, Team A, Roland Meyer
Kurz	Geben Sie die Kurzbezeichnung des Teilnehmers an, z. B. WE, TeamA, Roland
Teilnehmer Typ	Geben Sie den Typ des Teilnehmers an - geben Sie die genaue Kurzbezeichnung des Teilnehmertyps ein, wie er in Ihrem Arbeitsbereich definiert ist* (lesen Sie hier, was ein Teilnehmertyp ist und wo Sie ihn finden) * Der Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, der importierte Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

• Die XLSX-Datei kann auch zusätzliche Informationen in den folgenden optionalen Spalten enthalten:

Beschreibung	Beschreibung
Andere	Andere Informationen
Budgetgrenze	Definieren Sie das Budgetlimit für den Teilnehmer in einem der folgenden Zahlenformate: 1000,00; 1000.00; oder 1.000,00 (das Budgetlimit wird in der Währung importiert, die in Ihren allgemeinen Projekteinstellungen festgelegt ist)
Adresse 1	Adresse in beliebigem Format
Adresse 2	Zusätzliche Adresse in beliebigem Format
Postleitzahl	Postleitzahl in beliebigem Format
Postfach	Postfach in beliebigem Format
Stadt	Stadt
Land	Land
Telefon	Telefon in beliebigem Format
Fax	Fax in beliebigem Format
Website	Website in beliebigem Format
Tags	Fügen Sie Tags hinzu und trennen Sie sie mit einem Komma ohne Leerzeichen, z. B. tag1,tag2,tag3
Benutzerdefinierter Identifikator	Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte ID für den Teilnehmer festzulegen (wenn diese nicht festgelegt ist, definiert das System die IDs gemäß den Einstellungen für die Arbeitsbereichs-ID).
Elternteil Teilnehmer	Übergeordneter Teilnehmer des Teilnehmers - geben Sie die genaue ID, den Kurznamen oder den Namen des Teilnehmers ein, wie er im Abschnitt "Teilnehmer" Ihres Arbeitsbereichs* definiert ist, z. B. P1, BWE oder Wayne Enterprises * Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, importierter Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

Dies ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Datendatei aussehen könnte:

Hinweis: Alle Ausgeblendete Zeilen in der Excel-Datei werden beim Import erkannt. Wenn diese Zeilen nicht importiert werden sollen, müssen sie entfernt werden.

Tipp: Um eine Excel-Beispieldatei herunterzuladen, gehen Sie zum Abschnitt "Teilnehmer", klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Import" am unteren Rand des Abschnitts und dann auf die Schaltfläche "Beispieltabelle": 

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Wenn die Datei zum Importieren bereit ist, klicken Sie im Menü Home auf Teilnehmer , um den Bereich "Teilnehmer" zu öffnen.

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Klicken Sie unten auf + Importieren, dann öffnet sich das Dialogfeld "Laden Sie Ihre Datei hoch".

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Klicken Sie auf den Bereich "Datei auswählen oder ablegen", um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen, oder ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop in diesen Bereich.   

Hinweis: Der Import unterstützt nur XLSX-Dateien.

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Ordnen Sie die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datei den Eigenschaften der Teilnehmer im angezeigten Fenster zu.

• Einige der Spalten können aufgrund ihrer Namen bereits zugeordnet sein; diese sind grün markiert:

• Um die anderen Spalten zuzuordnen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie die entsprechende Eigenschaft aus:

Hinweis: Spalten, die nicht zugewiesen sind, werden nicht in den Arbeitsbereich importiert.

Tipp: Für die erforderlichen Eigenschaften können Sie auch Standardwerte eingeben, die beim Import für jeden aus der Datei importierten Teilnehmer festgelegt werden. Ordnen Sie dazu diese Eigenschaften keiner der Spalten zu - klicken Sie stattdessen auf  Weiter und geben Sie den Standardwert neben der betreffenden Eigenschaft ein oder wählen Sie die Option aus der Dropdown-Liste:

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Klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf Jetzt importieren .

• Wenn der Import ohne Probleme abgeschlossen wurde, erscheint eine grüne Meldung, die besagt, dass alle Datensätze in Ihrer Datei erfolgreich erkannt wurden:
  
  

  

  Die importierten Teilnehmer werden im Abschnitt "Teilnehmer" am Ende der Liste der bereits vorhandenen Teilnehmer hinzugefügt (sofern vorhanden): 
  

  

Tipp: Alle Teilnehmer aus dem Import haben ein Tag "import_[Datum]_[Zeit]", z. B. "import_2022-10-20_12-10-13". Zum schnellen Auffinden und Aktualisieren/Löschen von Datensätzen aus dem Import, verwenden Sie das Tag zum Filtern der Daten.
• Wenn der Import mit einigen Problemen abgeschlossen wird, erscheint eine orangefarbene Meldung, die besagt, dass nicht alle Datensätze in Ihrer Datei erkannt wurden (Werte für Eigenschaften waren nicht im richtigen Format oder konnten nicht mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden) und dass eine Fehlerdatei heruntergeladen wurde:



Die Fehlerdatei enthält nur die Teilnehmer, die nicht importiert wurden, und kennzeichnet die Fehlerwerte mit einer roten Farbe. Bearbeiten Sie die fehlerhaften Daten und wiederholen Sie den Importvorgang für diese neuen Daten, bis alle Datensätze akzeptiert sind.