Andere Ausgaben verfolgen

Mit EMDESK können Sie andere Ausgaben verfolgen und melden, die von Teilnehmern für Arbeitsaufgaben getätigt wurden. Sie finden die Spesenverfolgung auf der Registerkarte "Spesen" im Abschnitt "Ressourcen". Alle Datensätze werden in der Tabellenansicht mit den Optionen zum Filtern, Suchen und Exportieren von Spesendatensätzen organisiert.

Hinweis: Um Ausgaben zu melden, zu bearbeiten und zu entfernen, müssen Sie über die Zugriffsrechte Verwalten für den Bereich "Ressourcen" verfügen. Darüber hinaus müssen Sie mindestens Leserechte für die Aktivitäten und Teilnehmer haben, mit denen die Ausgaben verknüpft sind. Um z.B. die Ausgaben für WP2 und WP3 für die Organisation "A" zu sehen und zu melden, benötigen Sie Verwaltungsrechte für den Bereich "Ressourcen" und mindestens Leserechte für die Organisation "A" und die Aktivitäten WP2 und WP3 (siehe "Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte"). Benutzer mit der Zugriffsstufe " Admin " oder " Manager" können Ausgaben verwalten, die mit allen Aktivitäten und Teilnehmern verbunden sind.

Tipp: Sie können Ihre Spesendatensätze in Ihren EMDESK-Arbeitsbereich importieren.

Um Personalausgaben zu melden, lesen Sie bitte Personalausgaben und -aufwand verfolgen.

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen für die Meldung von Ausgaben.

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Klicken Sie im Menü Home auf Ressourcen , um den Bereich "Ressourcen" zu öffnen.

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Klicken Sie auf die Registerkarte "Ausgaben" und dann unten auf + Ausgaben melden.

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Daraufhin öffnet sich die neue Ausgaben-Seitenleiste, in der Sie die Ausgaben melden können:

Kosten (€): Geben Sie den Betrag des ausgegebenen Geldes ein
Datum: Legen Sie das Datum oder einen Zeitraum fest (die Kosten werden gleichmäßig über den Zeitraum verteilt), an dem die Kosten ausgegeben wurden.

Tipp: Wenn Sie bereits erstellte Berichtszeiträumekönnen Sie einen der Berichtszeiträume auswählen. Klicken Sie auf Zeitraum statt Datum einstellen, dann Wählen Sie stattdessen den Berichtszeitraum, und wählen Sie den entsprechenden Berichtszeitraum:

Tätigkeit: Wählen Sie die Aktivität, für die die Kosten ausgegeben wurden
Teilnehmer: Wählen Sie den Teilnehmer, bei dem die Kosten angefallen sind
Kostenkategorie: Wählen Sie eine Kostenkategorie vom Typ "Fix".

Hinweis: Die Kostenkategorien können individuell angepasst und in den den Anpassungseinstellungen. Es gibt 2 Arten von Kostenkategorien: feste Beträge ( Fix) und ratenbasierte Beträge ( Rate) Kosten. Tarifkosten sind z. B. Personalkosten und hängen von der Menge und dem Tarif ab, während die Festbetragskosten feste Kosten für Waren und Dienstleistungen sind.

Hinweis: Wenn Sie Personalkosten melden möchten, lesen Sie bitte "Zeit und Personalkosten erfassen".
Indirekter Kostensatz: Sobald sowohl die Kostenkategorie als auch der Teilnehmer ausgewählt sind, wird der indirekte Kostensatz automatisch ausgewählt.

Hinweis: Um den indirekten Kostensatz zu bearbeiten, müssen Sie mindestens über Bearbeitungsrechte für den Teilnehmer haben, über den Sie Bericht erstatten und den Kostensatz in seinem Finanzprofil anpassen (siehe "Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte").

Beschreibung (optional): Geben Sie eine kurze Beschreibung der Kosten ein
Nicht förderfähig: Schalten Sie das Kästchen ein, wenn die Kosten nicht förderfähig sind.
Keine Gemeinkosten: Schalten Sie den Kippschalter ein, wenn der indirekte Kostensatz nicht angewendet werden soll.
Tags (optional): Klassifizierung und Kennzeichnung der Kosten mit Tags

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Wenn Sie alle Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf Ausgaben speichern.

Hinweis: Aktivität, Teilnehmer und Kostenkategorie müssen für jede Ausgabe definiert werden, andernfalls wird die Ausgabe als nicht zugeordnet betrachtet. Nicht zugeordnete Einträge werden in einer separaten Tabelle am Ende der Registerkarte "Ausgaben" aufgeführt und nicht in den Ausgaben berücksichtigt.

Hinweis: Lesen Sie hier, wie Sie Ausgabendatensätze löschen können.