Aktivitäten erstellen, aktualisieren und verschieben
Projekte, Aktivitäten und Ereignisse (Meilensteine und Ergebnisse) werden im Abschnitt "Arbeitsplan" verwaltet.
Activities and events fall under projects and can be mapped into any desired structure, for example Work packages > Tasks > Sub-Tasks.
Before designing your work plan, you may review and set the desired level labelling and ID convention under the Customisation settings.
Tipp: Wenn Sie Ihren Projektplan bereits außerhalb der EMDESK-App entwickelt haben, können Sie Ihre Projektdaten in den Arbeitsplan importieren.
Anmerkung:
- Um Aktivitäten und Ereignisse hinzuzufügen, muss mindestens ein Projekt erstellt werden (siehe"Ein neues Projekt erstellen").
- Um Aktivitäten/Ereignisse zu erstellen, zu bearbeiten oder zu verschieben, müssen Sie die Zugriffsrechte für den Bereich "Arbeitsplan" oder die entsprechende "übergeordnete" Aktivität verwalten (siehe "Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte").
- Außerdem muss sich die aktuelle Planversion im Bearbeitungsmodus befinden (siehe "Verwalten von Arbeitsbereichsplanversionen").
Aktivitäten schaffen
- Click Workplan in Home menu, this will open the "Workplan" section.
- Click + Add Activity at the bottom of the section, this will open the "New Activity" sidebar.
Tip: To add a new sub-activity, select "Add Sub-Activity" from the action menu of the desired parent item. This automatically sets the parent for the sub-activity:
- In der Seitenleiste können Sie die folgenden Eigenschaften für die neue Aktivität festlegen:
- Name: Klicken Sie auf den Platzhalter oben und geben Sie einen Namen für die Aktivität ein
- Select assignees (optional): Click the dropdown and select assignees for the activity
- ID: It is given by default, however you can customise the ID format under the Customisation settings; you can also override the auto ID number by clicking the "Edit" icon and typing in the preferred ID name
- Beschreibung (optional): Klicken Sie in das Feld und geben Sie eine Beschreibung für die Aktivität ein
- Ziele (optional): Klicken Sie in das Feld und legen Sie Ziele für die Aktivität fest
- Vorgänger (optional): Wenn andere Projekte, Aktivitäten und/oder Ereignisse enden müssen, bevor diese Aktivität beginnen kann, wählen Sie sie als Vorgänger aus dem Dropdown-Menü aus
- Lead. Participant (optional): Assign a participant responsible for the activity; click Add lead participants when you have several responsible participants (available up to 3 lead participants)
- Further Participants (optional): Assign further participants connected to the activity
- Activity Type: Choose the appropriate type from the dropdown menu (these types here are provided by the workspace template selected during the workspace creation; however, you can customise them under the Customisation settings)
- Beginn: Wählen Sie einen Startmonat für die Aktivität, wobei M01 mit dem ursprünglichen Startdatum des Projekts übereinstimmt.
- Dauer: Legen Sie die Dauer der Aktivität in Monaten fest.
Note: When you add sub-activities to an activity, its duration automatically updates to span from the start of the earliest sub-activity to the end of the latest one.
- Tags (optional): Categorise the activity by adding tags
- Fertigstellung: Wenn Statusaktualisierungen für die Aktivität oder ihre Unteraktivitäten gemeldet werden, wird der Fortschrittsbalken aktualisiert und zeigt den aktuellen Prozentsatz der Fertigstellung und den letzten Status an.
- Update-Berichterstattung aktivieren: Schalten Sie diese Option ein oder aus, um direkte Statusaktualisierungen auf Projektebene zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Tip: To add the activity at a specific position as a sub-activity under a specific project or activity, click the "Move to" icon in the path indicator at the top of the sidebar and choose the position by clicking the respective line.
Wenn Sie die Position nicht festlegen, wird die neue Aktivität als letztes Element am Ende des ersten Projekts in Ihrem Arbeitsbereich hinzugefügt.
Note: When you choose other than the last position, the IDs of the activity or any following activities and sub-activities automatically gets updated.
- Click Save Activity at the bottom of the sidebar, the activity is created at the selected position in the Workplan.
Editing and updating activities
- Click on the activity that you would like to update or on its "Edit" icon, this will open a sidebar for the activity.
- In der Seitenleiste können Sie die folgenden Eigenschaften der Aktivität aktualisieren:
- Name: Bearbeiten Sie den Namen der Aktivität
- Wählen Sie Verantwortliche: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und aktualisieren Sie die Beauftragten für die Aktivität.
- ID: It is given by default, however you can customise the ID format under the Customisation settings; you can also override the auto ID number by clicking the "Edit" icon and typing in the preferred ID name
- Beschreibung: Bearbeiten Sie die Beschreibung der Aktivität
- Zielsetzungen: Bearbeiten Sie die Ziele für die Aktivität
- Vorgänger: Wenn andere Aktivitäten, Projekte und/oder Ereignisse enden müssen, bevor diese Aktivität beginnen kann, wählen Sie sie als Vorgänger aus dem Dropdown-Menü aus
- Lead. Participant: Assign the activity to another lead participant; click Add further participants when you have several responsible participants (available up to 3 lead participants)
- Weitere Teilnehmer: Aktualisieren Sie weitere zugewiesene Teilnehmer für die Aktivität
- Activity Type: Choose the new type from the dropdown menu (these types here are provided by the workspace template selected during the workspace creation; however, you can customise them under the Customisation settings)
- Beginn: Bearbeiten Sie den Startmonat für die Aktivität, wobei M01 mit dem ursprünglichen Startdatum des Projekts übereinstimmt.y
- Dauer: Bearbeiten Sie die Dauer der Aktivität in Monaten.
Note: When you update the activity duration, the duration of the parent project or activity automatically updates to span from the start of the earliest sub-activity to the end of the latest one.
- Tags: Categorise the activity by adding tags
- Fertigstellung: Wenn Statusaktualisierungen für die Aktivität oder ihre Unteraktivitäten gemeldet werden, wird der Fortschrittsbalken aktualisiert und zeigt den aktuellen Prozentsatz der Fertigstellung und den letzten Status an.
- Update-Berichterstattung aktivieren: Schalten Sie diese Option ein oder aus, um direkte Statusaktualisierungen auf Projektebene zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Moving activities to another position
To move an activity to another position or under another project or activity, click the "Move to" icon in the path indicator at the top of the sidebar and choose the new position by clicking the respective line:
Anmerkung:
- In case an activity is moved under another project or activity and lasts longer or ends later than its parent, then the project and parent activity will adopt the new start and end of this child activity.
- When you move an activity other than to the last position, the ID of this activity and any following activities and sub-activities gets updated automatically.
- Once you have completed your editing, click Save Activity at the bottom of the sidebar.
Hinweis: Lesen Sie hier, wie Sie Aktivitäten duplizieren und löschen können.