Passen Sie Ihren Arbeitsbereich an

Hinweis: Um Arbeitsbereichseinstellungen anpassen zu können, müssen Sie die Benutzerebene Admin oder Manager haben (siehe "Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte").

Die Konfigurationen und die Struktur Ihres Arbeitsbereichs basieren auf der Vorlage, die Sie bei der Erstellung des Arbeitsbereichs ausgewählt haben. Um diese Einstellungen an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen, gehen Sie auf die Registerkarte Einstellungen auf der linken Seite Ihres Arbeitsbereichs und klicken Sie dann auf Anpassung.

Hier können Sie die folgenden Optionen konfigurieren:

Tätigkeitsarten

Aktivitätstypen helfen dabei, Aktivitäten in Kategorien zu klassifizieren. Aktivitätsarten werden auch zur Anwendung von Finanzierungsregeln verwendet, können aber auch zur Analyse nach Aktivitätsart oder zur Suche und Filterung Ihrer Aktivitäten nach Art verwendet werden.

Um die Reihenfolge der Aktivitätsarten zu ändern, ziehen Sie die Aktivitätsart an die richtige Stelle und lassen Sie sie fallen.

Um neue Aktivitätsarten zu erstellen oder eine bestehende Aktivitätsart zu aktualisieren, zu löschen oder zu duplizieren, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

1
Um eine neue Aktivitätsart zu erstellen, klicken Sie auf + Aktivitätsart hinzufügen unterhalb der Liste der vorhandenen Aktivitätsarten. Oder bewegen Sie den Mauszeiger über eine bestehende Aktivitätsart und klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten" auf der rechten Seite, um die Aktivitätsart in der Seitenleiste zu öffnen.

2

Geben Sie die Eigenschaften der Aktivität ein oder aktualisieren Sie sie:

  • Kurzbezeichnung: Klicken Sie oben auf den Platzhalter oder die bestehende Kurzbezeichnung und geben Sie den Namen der Kurzbezeichnung ein bzw. aktualisieren Sie ihn.
  • Name: In das Feld klicken und den Namen eingeben/aktualisieren
  • Farbe: Wählen Sie eine Farbe für die Aktivitätsart (Aktivitäten, die mit der Art verknüpft sind, werden dann mit dieser Farbe markiert)
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Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Aktivitätsart speichern, um die Aktivitätsart zu erstellen oder zu aktualisieren.

Bei bestehenden Aktivitätstypen haben Sie die Möglichkeit, diese zu löschen oder zu duplizieren, indem Sie auf das Aktionsmenü oben rechts in der Seitenleiste klicken.

Aktivität/Ereignisstatus

Aktivitäts-/Ereignisstatus sind die Optionen, die zur Verfügung stehen, um den Fortschritts-/Erledigungsstatus zu definieren, wenn eine Aktualisierung einer Aktivität oder eines Ereignisses gebucht wird, z. B. " begonnen", " abgeschlossen" oder " erreicht".

Um die Reihenfolge des Aktivitäts-/Ereignisstatus zu ändern, ziehen Sie den Status an die richtige Position.

Um einen neuen Aktivitäts-/Veranstaltungsstatus zu erstellen oder einen bestehenden Aktivitäts-/Veranstaltungsstatus zu aktualisieren, zu löschen oder zu duplizieren, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

1

Um einen neuen Status zu erstellen, klicken Sie auf + Status hinzufügen unterhalb der Liste der vorhandenen Status. Oder bewegen Sie den Mauszeiger über einen bestehenden Status und klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten" auf der rechten Seite, um den Status in der Seitenleiste zu öffnen.

2

Geben Sie die Statuseigenschaften ein oder aktualisieren Sie sie:

  • Name: Klicken Sie oben auf den Platzhalter oder die vorhandene Abkürzung und geben Sie den Namen ein bzw. aktualisieren Sie ihn.
  • Beschreibung: Klicken Sie in das Feld und geben Sie eine Beschreibung ein
  • Farbe: Klicken Sie auf eine Farbe, die Sie im Arbeitsplan sehen möchten, wenn eine Aktivität diesen Status erreicht.
  • Dieser Status muss erreicht werden: Klicken Sie auf das Kästchen, um festzulegen, dass dieser Status erreicht werden muss, damit die Aktivität oder das Ereignis als abgeschlossen oder erreicht gilt, z. B. Abgeschlossen oder Erreicht; Sie können mehr als einen Status als zu erreichenden Status definieren
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Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Update speichern, um den Status zu erstellen oder zu aktualisieren.

Für bestehende Status haben Sie die Möglichkeit, diese zu löschen oder zu duplizieren, indem Sie auf das Aktionsmenü oben rechts in der Seitenleiste klicken.

Aufgabenstatus-Mustertypen


Der Aufgabenstatus soll den Fortschritt Ihrer Aufgaben im Arbeitsbereich anzeigen, z. B. Offen, In Arbeit oder Erledigt.

Um einen neuen Aufgabenstatus zu erstellen oder einen bestehenden zu aktualisieren oder zu löschen, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

1

Bewegen Sie den Mauszeiger über ein vorhandenes Statusmuster und klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten" auf der rechten Seite, um das Muster in der Seitenleiste zu öffnen.

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In der Seitenleiste können Sie die folgenden Eigenschaften für das Statusmuster aktualisieren:

  • Fügen Sie einen neuen Status hinzu, indem Sie auf Status hinzufügen klicken.
  • Aktualisieren Sie einen Statusnamen, indem Sie den neuen Namen in die Spalte "Name" eingeben
  • Ändern Sie die Farbe des Status, indem Sie auf das Farbfeld in der Spalte "Farbe" klicken.
  • Legen Sie den entsprechenden Statustyp fest, indem Sie auf die Dropdown-Liste klicken und zwischen den Typen "Aktiv", "Inaktiv" und "Abgeschlossen" wählen.
    • Anmerkung: Alle Aufgaben mit dem Status "Erledigt" werden in der Registerkarte "Erledigt" des Abschnitts "Aufgaben" angezeigt, es sei denn, sie befinden sich in einer Aufgabenliste mit einer Einstellung zur Anzeige erledigter Aufgaben:
  • Status löschen durch Anklicken des X rechts neben dem Status
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Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf " Status speichern", um das Statusmuster zu aktualisieren.

Teilnehmertypen

Mit Hilfe von Teilnehmertypen können Sie Ihre Teilnehmer in Kategorien einteilen. Teilnehmertypen werden auch zur Anwendung von Finanzierungsregeln verwendet, können aber auch zur Analyse nach Teilnehmertyp oder zur Suche und Filterung Ihrer Teilnehmer nach Typ verwendet werden.

Um die Reihenfolge der Teilnehmertypen zu ändern, ziehen Sie den Teilnehmertyp per Drag & Drop an die richtige Position.

Um neue Teilnehmertypen zu erstellen oder einen bestehenden Teilnehmertyp zu aktualisieren, zu löschen oder zu duplizieren, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

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Um einen neuen Teilnehmertyp zu erstellen, klicken Sie auf + Teilnehmertyp hinzufügen unterhalb der Liste der vorhandenen Teilnehmertypen. Oder fahren Sie mit dem Mauszeiger über einen bestehenden Teilnehmertyp und klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten" auf der rechten Seite, um den Teilnehmertyp in der Seitenleiste zu öffnen.

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Geben Sie die Eigenschaften des Teilnehmertyps ein oder aktualisieren Sie sie:

  • Kurzbezeichnung: Klicken Sie oben auf den Platzhalter oder die vorhandene Kurzbezeichnung und geben Sie den Namen der Kurzbezeichnung ein bzw. aktualisieren Sie ihn.
  • Name: In das Feld klicken und den Namen eingeben/aktualisieren
  • Beschreibung: Klicken Sie in das Feld und geben Sie eine Beschreibung ein
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Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Teilnehmertyp speichern, um den Aktivitätstyp zu erstellen oder zu aktualisieren.

Bei bestehenden Teilnehmertypen haben Sie die Möglichkeit, diese zu löschen oder zu duplizieren, indem Sie auf das Aktionsmenü oben rechts in der Seitenleiste klicken. 

Kostenkategorien

Mit Hilfe von Kostenkategorien lassen sich Budget und Ausgaben in Kategorien einteilen. Kostenkategorien werden auch zur Anwendung von Finanzierungsregeln verwendet, können aber auch zur Analyse nach Kostenkategorien oder zur Suche und Filterung Ihrer Aktivitäten nach Kostenkategorien genutzt werden.

Um die Reihenfolge der Kostenkategorien zu ändern, ziehen Sie die Kategorie an die richtige Stelle und lassen Sie sie fallen.

Um neue Kostenkategorien zu erstellen oder bestehende Kostenkategorien zu aktualisieren, zu löschen oder zu duplizieren, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

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Um eine neue Kostenkategorie zu erstellen, klicken Sie auf + Kostenkategorie hinzufügen unterhalb der Liste der vorhandenen Kostenkategorien. Oder bewegen Sie den Mauszeiger über eine bestehende Kostenkategorie und klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten" auf der rechten Seite, um die Kostenkategorien in der Seitenleiste zu öffnen.

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Geben Sie die Eigenschaften der Kostenkategorie ein oder aktualisieren Sie sie: 

  • Kurzbezeichnung: Klicken Sie oben auf den Platzhalter oder die bestehende Kurzbezeichnung und geben Sie den Namen der Kurzbezeichnung ein bzw. aktualisieren Sie ihn.
  • Name: In das Feld klicken und den Namen eingeben/aktualisieren
  • Kostenklasse: Wählen Sie die Kostenklasse aus der Dropdown-Liste: Personalkosten, Sonstige direkte Kosten oder Unterverträge
  • Art: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und legen Sie fest, ob die Kostenkategorie auf einem Einheitssatz oder auf festen Kosten basiert.
  • Tags: Hinzufügen von Tags zur Kategorisierung mit einem beliebigen Label
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Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Kostenkategorie speichern, um die Leistungsart zu erstellen oder zu aktualisieren.

Bei bestehenden Kostenkategorien haben Sie die Möglichkeit, diese zu löschen oder zu duplizieren, indem Sie auf das Aktionsmenü oben rechts in der Seitenleiste klicken.

Allgemeine indirekte Kostensätze

Sie können einen allgemeinen indirekten Kostensatz auf Projektebene erstellen, der auf alle Teilnehmer in einem Projektarbeitsbereich angewendet wird. Sie können einen spezifischen allgemeinen indirekten Kostensatz für jede Kostenkategorie erstellen oder denselben allgemeinen indirekten Kostensatz für alle Kostenkategorien festlegen. Wenn jeder Teilnehmer einen spezifischen indirekten Kostensatz hat, können Sie diesen im "Finanzprofil" eines Teilnehmers festlegen.

Um einen neuen allgemeinen indirekten Kostensatz zu erstellen oder einen bestehenden zu aktualisieren, zu löschen oder zu duplizieren, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

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Um einen neuen allgemeinen indirekten Kostensatz zu erstellen, klicken Sie auf + Indirekten Kostensatz hinzufügen unterhalb der Liste der bestehenden Kostensätze. Oder bewegen Sie den Mauszeiger über einen bestehenden allgemeinen indirekten Kostensatz und klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten" auf der rechten Seite, um den Kostensatz in einer Seitenleiste zu öffnen.

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Hier in der Seitenleiste können Sie den allgemeinen indirekten Kostensatz erstellen oder aktualisieren:

  • Satz (%): Klicken Sie auf den blauen Platzhalter und geben Sie den Satz ein/aktualisieren Sie ihn (Sie können den indirekten Kostensatz auch festlegen, indem Sie den Schieberegler nach links oder rechts ziehen).
  • Name: Geben Sie einen Namen für den allgemeinen indirekten Kostensatz ein/aktualisieren Sie ihn
  • Beschreibung (optional): Eingabe/Aktualisierung einer Beschreibung
  • Kostenkategorien: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede Kostenkategorie, für die der Satz gelten soll (die Kostenkategorien können unter den Einstellungen für die Kostenkategorien konfiguriert werden).
    • Hinweis: Es werden nur solche Kostenkategorien zur Auswahl angeboten, für die noch keine indirekten Kostensätze definiert wurden.
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Klicken Sie auf Kostensatz speichern in der rechten unteren Ecke.

Tipp: Wiederholen Sie die Schritte gegebenenfalls, bis die allgemeinen indirekten Kostensätze für alle Kostenkategorien definiert sind.

Bei bestehenden allgemeinen indirekten Kostensätzen haben Sie die Möglichkeit, diese zu löschen oder zu duplizieren, indem Sie auf das Aktionsmenü oben rechts in der Seitenleiste klicken.

Regeln für die Finanzierung

Mit Finanzierungsregeln haben Sie die Möglichkeit, die Projektfinanzierung zu verwalten und Regeln für die Berechnung der Finanzierung festzulegen. Die Finanzierung wird auf der Grundlage eines Prozentsatzes des Budgets oder der Ausgaben berechnet. Für die Berechnung der Finanzierung müssen Regeln definiert werden. Eine Finanzierungsregel besteht aus einem Finanzierungssatz (%), der auf das Budget oder die Ausgaben der relevanten Aktivitäten angewendet wird. Welche Aktivitäten unter die Förderregel fallen, wird durch die Aktivitätsart, den Teilnehmertyp und die Kostenkategorie bestimmt.

Beispiel: 

Die Finanzierungsregeln betragen 50 % für alle Arten von Teilnehmern, Aktivitäten und Kostenkategorien, mit Ausnahme von 75 % für Forschungstätigkeiten, aber für gemeinnützige Organisationen werden die Personalkosten zu 100 % finanziert, und es gibt keine Finanzierung für Großunternehmen, Management und Reisen.

Um neue Förderregeln zu erstellen oder bestehende Förderregeln zu aktualisieren oder zu löschen, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

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Um eine neue Förderregel zu erstellen, klicken Sie auf + Förderregel hinzufügen unterhalb der Liste der bestehenden Förderregeln. Oder fahren Sie mit dem Mauszeiger über eine bestehende Förderregel und klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten" auf der rechten Seite, um die Förderregel in der Seitenleiste zu öffnen.

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Geben Sie die Eigenschaften der Förderregel ein oder aktualisieren Sie sie:

  • Name: Klicken Sie oben auf den Platzhalter oder den vorhandenen Namen und geben Sie den Namen ein bzw. aktualisieren Sie ihn.
  • Teilnehmertyp: Wählen Sie alle oder einen bestimmten Organisationstyp aus der Dropdown-Liste aus.
  • Aktivitätsart: Wählen Sie alle oder eine bestimmte Aktivitätsart aus der Dropdown-Liste
  • Kostenkategorie: Wählen Sie alle oder eine bestimmte Kostenkategorie aus der Dropdown-Liste aus.
  • Direkte Finanzierung: Definieren Sie die prozentuale Finanzierung der direkten Kosten
  • Indirekte Finanzierung: Definieren Sie die prozentuale Finanzierung der indirekten Kosten
  • Beschreibung: Klicken Sie in das Feld und geben Sie eine Beschreibung ein
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Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Finanzierungsmethode speichern , um die Finanzierungsregel zu erstellen oder zu aktualisieren.

Bei bestehenden Förderregeln haben Sie die Möglichkeit, diese zu löschen, indem Sie auf das Aktionsmenü oben rechts in der Seitenleiste klicken.

ID-Einstellungen

Nummerierungskonvention für Aktivitäten und Ereignisse

Mit ID-Einstellungen können Sie die Nummerierungskonventionen für Aktivitäten und Ereignisse auf jeder Ebene Ihres Projektstrukturplans festlegen.

Um das Format der Nummerierung anzupassen, aktualisieren Sie die Nummerierungssyntax mithilfe der verfügbaren Zählvariablen (siehe unten) und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Verfügbare Zählvariablen:

#L zur Darstellung der Nummerierung der übergeordneten Ebene
#N für die numerische Nummerierung der aktuellen Ebene, beginnend mit 1
#n für die numerische Nummerierung des aktuellen Levels, beginnend mit 0
#R für römische Ziffern der aktuellen Ebene, beginnend mit 1
#C für die alphabetische Nummerierung der aktuellen Ebene, Großbuchstaben
#c für die alphabetische Nummerierung der aktuellen Ebene, Kleinschreibung

Tipp: Die Spalte "Vorschau" zeigt, wie die Syntax angewendet wird.

Um weitere Ebenen zu Ihrem Projektstrukturplan hinzuzufügen, klicken Sie auf + Ebene hinzufügen. 

Um eine Ebene zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Ebene und klicken Sie rechts auf X (Sie können nur die unterste Ebene löschen).

Nummerierungskonvention für Teilnehmer

Mit den ID-Einstellungen können Sie die Nummerierungskonventionen der Teilnehmer auf jeder Ebene der hierarchischen Struktur Ihrer Teilnehmer festlegen.

Um das Format der Nummerierung anzupassen, aktualisieren Sie die Nummerierungssyntax mithilfe der verfügbaren Zählvariablen (siehe unten) und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Verfügbare Zählvariablen:

#L zur Darstellung der Nummerierung der übergeordneten Ebene
#N für die numerische Nummerierung der aktuellen Ebene, beginnend mit 1
#n für die numerische Nummerierung des aktuellen Levels, beginnend mit 0
#R für römische Ziffern der aktuellen Ebene, beginnend mit 1
#C für die alphabetische Nummerierung der aktuellen Ebene, Großbuchstaben
#c für die alphabetische Nummerierung der aktuellen Ebene, Kleinschreibung

Tipp: Die Spalte "Vorschau" zeigt, wie die Syntax angewendet wird.

Um der hierarchischen Struktur Ihrer Teilnehmer weitere Ebenen hinzuzufügen, klicken Sie auf + Ebene hinzufügen. 

Um eine Ebene zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Ebene und klicken Sie rechts auf X (Sie können nur die unterste Ebene löschen).

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