Verwalten von Gruppen und Mitgliedern

Während der Projektlaufzeit können Sie neue Gruppen erstellen, Gruppen löschen, Gruppeneigenschaften aktualisieren, Gruppenmitglieder hinzufügen und entfernen.

Alle Gruppen werden im Abschnitt "Gruppen" des Home-Menüs in einer sortierbaren und durchsuchbaren Tabellenansicht mit Details wie Gruppenname, Mitglieder, Gruppenmanager, Gruppen-E-Mail-Adresse, Zugriffsstufe, Kurzname, Beschreibung und Tags aufgelistet. Mit dem "+"-Symbol oben rechts in der Tabelle können Sie Spalten ein- und ausblenden.

Um eine Gruppe zu finden, verwenden Sie die Suchfelder der Spaltenüberschriften oder klicken Sie auf eine beliebige Spaltenüberschrift, um die Sortierung zu ändern.

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um:

• Gruppenmitglied(er) hinzufügen
• Gruppenmitglied(er) entfernen
• Anträge auf Beitritt zu einer eingeschränkten Gruppe genehmigen
• Gruppeneigenschaften aktualisieren
• Eine Gruppe löschen

Gruppenmitglied(er) hinzufügen

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Klicken Sie im Menü Home auf Gruppen, um den Bereich "Gruppen" zu öffnen.

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Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie bearbeiten möchten, oder klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten", um eine Seitenleiste für die Gruppe zu öffnen.

3

Wählen Sie in der Seitenleiste die Registerkarte "Mitglieder".

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Die Liste der Gruppenmitglieder wird angezeigt. Klicken Sie oberhalb der Tabelle "Mitglieder" auf Mitglied hinzufügen.

5

Die Liste der Nichtmitglieder der Gruppe wird angezeigt. Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen bei dem/den hinzuzufügenden Mitglied(ern) und klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.

Tipp

• Sie können das Suchfeld am oberen Rand der Liste verwenden, um schnell nach Mitgliedern zu suchen, indem Sie deren Namen eingeben.
• Eingeladene Benutzer, deren Workspaceannahme noch aussteht, sind in der Mitgliederliste enthalten und können bereits zu einer Gruppe hinzugefügt werden.

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Um der Gruppe neue Mitglieder hinzuzufügen, klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Gruppe speichern.

Gruppenmitglied(er) entfernen

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Klicken Sie im Menü Home auf Gruppen, um den Bereich "Gruppen" zu öffnen.

2

Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie bearbeiten möchten, oder klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten", um eine Seitenleiste für die Gruppe zu öffnen.

3

Wählen Sie in der Seitenleiste die Registerkarte "Mitglieder".

4

Die Liste der Gruppenmitglieder wird angezeigt. Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen auf der linken Seite bei dem/den zu entfernenden Mitglied(ern) und klicken Sie oben auf X .

Tipp: Sie können das Suchfeld am oberen Rand der Liste verwenden, um schnell nach Mitgliedern zu suchen, indem Sie deren Namen eingeben.

5

Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf Entfernen.

6

Um die Gruppenmitglieder zu entfernen, klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Gruppe speichern .

Anträge auf Beitritt zu einer eingeschränkten Gruppe genehmigen

1

Klicken Sie im Menü Home auf Gruppen, um den Bereich "Gruppen" zu öffnen.

2

Klicken Sie in der Spalte "Mitglied" auf die Gruppe, für die eine Anfrage vorliegt, oder klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten", um eine Seitenleiste für die Gruppe zu öffnen.

3

Wählen Sie in der Seitenleiste die Registerkarte "Mitglieder".

4

Die Liste der Gruppenmitglieder wird angezeigt. Blättern Sie nach unten zur Liste der ausstehenden Anfragen und lehnen Sie die Anfragen ab oder nehmen Sie sie an.

Tipp: Bewegen Sie den Mauszeiger über den grünen Pfeil, um zu sehen, wann der Benutzer den Beitritt zur Gruppe beantragt hat.

5

Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Gruppe speichern.

Gruppeneigenschaften aktualisieren

1

Klicken Sie im Menü Home auf Gruppen, um den Bereich "Gruppen" zu öffnen.

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Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie aktualisieren möchten, oder klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten", um eine Seitenleiste für die Gruppe zu öffnen.

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In der Seitenleiste können Sie die folgenden Eigenschaften der Gruppe aktualisieren:

• Bild: Um ein Bild für die Gruppe zu aktualisieren, klicken Sie auf das Fotosymbol oder ziehen Sie eine Bilddatei per Drag & Drop dorthin.
• Name: Klicken Sie in den blauen Platzhalter und aktualisieren Sie den Gruppennamen
• Kurzname: Klicken Sie in das Feld und aktualisieren Sie den Kurznamen für die Gruppe.  
• Kurze Beschreibung: Beschreibung für die Gruppe erstellen/bearbeiten
• Gruppenmanager:: Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um einen anderen Benutzer auszuwählen; es kann nur einen Gruppenmanager pro Gruppe geben
• Zugriffsstufe:: Wechseln Sie zu "Offen" (Benutzer können ohne Genehmigung beitreten / gehen) oder "Eingeschränkt" (Benutzer benötigen die Genehmigung des Gruppenmanagers, um beitreten / gehen zu können).
• Privat: Umschalten, um die Gruppe vor allen Nicht-Gruppenmitgliedern zu verbergen (außer Admins und Managern, siehe "Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte")
• Gruppenmail aktivieren: Umschalten, um die Mailinglistenoption für die Gruppe zu aktivieren/deaktivieren - wenn aktiviert, erscheint das Feld "E-Mail-Adresse", geben Sie den E-Mail-Teil vor dem @-Symbol (Lokalteil) ein, z. B. "financereps" für die E-Mail-Adresse "financereps@groups.emdesk.com":

Anmerkung:

• Die E-Mail-Adresse darf keine nicht unterstützten Zeichen enthalten und die Länge beträgt min. 3, max. 63.
• Die E-Mail-Adresse muss innerhalb der Domäne @groups.emdesk.com eindeutig sein und unterliegt der Verfügbarkeit.
• Der E-Mail-Adressbereich ist fest und kann nicht geändert werden.
• Standardmäßig haben alle Benutzer der Gruppe das Recht, E-Mails zu senden und zu empfangen; um diese Rechte zu aktualisieren, lesen Sie bitte "Mailinglistenoption für Gruppen".

• Aktivieren Sie Gruppenrechte: Um die Zugriffsrechte für alle Gruppenmitglieder auf Gruppenebene zu verwalten, aktivieren Sie den Schalter für die Gruppenrechte:

Anmerkung:

• Standardmäßig sind die Zugriffsrechte für Gruppen auf Zugriffsrechte für alle Bereiche verwalten eingestellt. Gehen Sie zum Abschnitt "Benutzer" , um die Zugriffsrechte für Gruppen anzupassen.
• Alle Gruppenmitglieder erben die für diese Gruppe festgelegten Zugriffsrechte.
• Durch die Mitgliedschaft in Gruppen können Benutzer verschiedene Zugriffsrechte erwerben. In diesem Fall sind die Zugriffsrechte hierarchisch aufgebaut, beginnend mit "Verwalten" als stärkstem Recht, und das höchste Recht hebt alle untergeordneten Rechte auf.
  
  Ein Beispiel: Ein Benutzer hat das Zugriffsrecht "Lesen" auf den Bereich "Dokumente" und ist gleichzeitig Mitglied einer Gruppe mit dem Zugriffsrecht "Bearbeiten" auf den Bereich "Dokumente". Der Benutzer erhält die stärkeren Rechte der Gruppe und hat somit das Recht, den Bereich "Dokumente" zu bearbeiten.

• Schlagwörter: Klicken Sie hinein und kategorisieren Sie die Gruppe durch Hinzufügen von Schlagwörtern; geben Sie Ihr individuelles Schlagwort ein oder wählen Sie aus der vorgeschlagenen Liste verfügbarer Schlagwörter (klicken Sie auf ein X bei einem Schlagwort, um es zu entfernen).

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Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Gruppe speichern.

Eine Gruppe löschen

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Klicken Sie im Menü Home auf Gruppen, um den Bereich "Gruppen" zu öffnen.

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Klicken Sie auf das Schnellaktionsmenü bei der Gruppe, die Sie löschen möchten, und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Löschen .

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Um die Gruppe zu löschen, klicken Sie im erscheinenden Fenster auf Ja.