Über Zeiterfassung

EMDESK enables users to record and track their time spent on activities like projects, work packages and tasks, planned in the Workplan using timesheets. To access your timesheet or one of a specific user, click the "Time" section in Home menu. 

The time tracking view is organised in a table format, featuring columns that depict activities planned in the Work plan section, including their actual start and end dates (also indicated with white cells). Depending on the selected view, the table shows week days in the week view, calendar days in the month view, and calendar months in the annual view, all alongside the total hours logged for the chosen time period.

Für jedes Projekt oder jede Aktivität, das/die im Abschnitt Arbeitsplan abgebildet ist und für das/die mindestens Lesezugriff besteht, können die Benutzer die an einem bestimmten Tag geleisteten Stunden eingeben, indem sie auf die Tabellenzelle für einen Tag/Monat und eine Aktivität klicken, wobei das System automatisch die vertikalen und horizontalen Summen berechnet. Die Zeiterfassung ermöglicht auch die Erfassung verschiedener Urlaubsarten wie Jahres-, Eltern- oder Krankheitsurlaub, um sicherzustellen, dass alle Fehlzeiten genau dokumentiert werden.

Oberhalb des Stundenzettels befinden sich wichtige Steuerelemente wie das Navigieren zu einer anderen Woche, einem anderen Monat oder einem anderen Jahr, das Wechseln zu einem anderen Ansichtsmodus, das Wechseln zu einem anderen Benutzer, das Exportieren des Stundenzettels als Excel oder CSV oder das Buchen des Stundenzettels als Ausgaben.

Jump to:

• Showing capacity, remaining time to work and overtime
• Navigieren Sie durch Wochen, Monate oder Jahre
• Zugriff auf und Verwaltung von Stundenzetteln anderer Benutzer
• Zwischen Meine Aktivitäten und allen Aktivitäten wechseln
• Switch from timesheet to time list view
• Erfasste und gebuchte Zeit
• Stundenzettel nach Excel oder CSV exportieren

Showing capacity, remaining time to work and overtime

The time tracking view also displays the user capacity for the day (for the weekly and monthly view) or the month (for the annual view) in the row with the total hours worked as a bar chart. As soon as a user has started recording time, the bar fills up:

• Grey: Capacity
• Green: Hours tracked
• Red: Overtime hours

Umschalten zwischen Wochen-, Monats- oder Jahresansicht

Auf der Registerkarte "Zeit" können Sie Stundenzettel auf wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Basis anzeigen. Um dies zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü oben rechts und wählen Sie den gewünschten Zeitrahmen.

Navigieren Sie durch Wochen, Monate oder Jahre

Oben links können Sie durch die Wochen, Monate oder Jahre navigieren, um die Woche/Monat/Jahr zu ändern, die Sie gerade betrachten. Alternativ können Sie auch auf das Dropdown-Menü klicken und zum gewünschten Zeitraum in der Kalenderansicht springen.

Zugriff auf und Verwaltung von Stundenzetteln anderer Benutzer

Benutzer mit den Zugriffsrollen Admin und Manager sowie Benutzer mit den Zugriffsrechten Verwalten für den Bereich "Ressourcen" und Lesen für bestimmte Teilnehmer können die Stundenzettel anderer Benutzer sehen, die diesen Teilnehmern als Mitglieder zugewiesen sind (siehe "Wie verwalte ich Zugriffsrechte" und "Benutzer zu Teilnehmermitgliedern hinzufügen"). Um zwischen den Stundenzetteln verschiedener Benutzer zu wechseln, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Bild/Namen des Benutzers und wählen Sie den Benutzer aus, dessen Stundenzettel Sie sehen möchten:

Zwischen Meine Aktivitäten und allen Aktivitäten wechseln

Standardmäßig werden in der Zeiterfassung nur die Aktivitäten angezeigt, denen Sie zugewiesen sind und für die Sie bereits Zeit erfasst haben. Um alle Aktivitäten anzuzeigen, für die Sie mindestens Leserechte haben (siehe "Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte"), schalten Sie den Schalter "Meine Aktivitäten" aus:

Switch from timesheet to time list view

The Time List View provides a list of all recorded times across various users and projects. To switch to the Time List View, click the list icon.

The Time List View organizes time records as a list with several columns:

• Date: Shows the exact day the time was logged.
• Activity: Task or activity linked to the time record.
• Project: Indicates the project associated with the time entry.
• Note: Provides additional comments entered with the time record.
• Tracked Time: Displays the time that was tracked.
• Type: Specifies the nature of the tracked time (e.g., Work time, Leave).
• User: Lists the user who logged the time.
• Participant: Shows the linked participant of the user.

Choose to see time records of all or a specific user:

You can sort the list by any of the columns by clicking on the column header. Additionally, filters can be applied to view records for specific dates, time types, projects or activities, participants, or notes.

Erfasste und gebuchte Zeit

Neben der Benutzerauswahl sehen Sie ein Tortendiagramm, das zeigt, wie viel Zeit in % und Stunden für den aktuellen Benutzer und den betrachteten Zeitraum gebucht wurde. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Diagramm, um die gesamten für den Benutzer erfassten und gebuchten Stunden anzuzeigen.

Stundenzettel nach Excel oder CSV exportieren

Um die Stundenzettel-Daten der aktuellen Ansicht zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Exportieren" auf der rechten Seite. Die Daten werden dann als Excel-Datei heruntergeladen. Um die Daten in eine CSV-Datei zu exportieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie CSV.