Stundenzettel als Ausgaben buchen

Mit EMDESK können Sie die von den Benutzern erfassten Zeiten genehmigen und als Personalkosten in den Bereich "Ausgaben" buchen. Durch die Buchung von Zeiten wandeln Sie diese Zeitaufzeichnungen in Ausgaben um. Auch dieser Vorgang ist widerrufbar. Sie finden die Zeitbuchungsoption in der Ansicht " Stundenzettel" auf der Registerkarte "Zeit" im Bereich "Ressourcen".

Folgen Sie den nachstehenden Anweisungen, um ein Arbeitszeitblatt als Spesen zu buchen. 

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Vergewissern Sie sich vor der Buchung der Zeit, dass die Benutzer als Mitglieder zu den Teilnehmern hinzugefügt wurden (siehe "Benutzer zu den Mitgliedern der Teilnehmer hinzufügen").

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Klicken Sie im Menü Home auf Ressourcen , um den Bereich "Ressourcen" zu öffnen.

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Gehen Sie auf die Registerkarte "Zeit", wählen Sie den Zeitrahmen (wöchentlich, monatlich oder jährlich) und den Benutzer aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Zeit als Aufwand buchen".

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Daraufhin wird der Buchungsdialog geöffnet, in dem alle Benutzer, auf die Sie Zugriff haben, mit ihrer gesamten erfassten Zeit für Aktivitäten in der aktuellen Zeit aufgelistet sind.

• Benutzer: Standardmäßig wird der aktuelle Benutzer aufgeführt. Klicken Sie auf Alle verfügbaren Benutzer anzeigen, um Zeit für mehrere Benutzer zu buchen.
• Erfasste Zeit: Insgesamt erfasste Stunden des Benutzers für dieses Arbeitszeitblatt. Beachten Sie, dass bereits gebuchte Zeitdatensätze nicht berücksichtigt werden.
• Kostensatz: Wählen Sie den Kostensatz, zu dem die Stunden gebucht werden sollen. Wenn Sie keine Personalkosten zuordnen möchten, wählen Sie "Kein Satz".
Anmerkung: Bei der Auswahl der Kostensätze werden nur diejenigen angezeigt, die die folgenden Kriterien erfüllen:
• Verknüpft mit dem Teilnehmer, dem der Benutzer als Mitglied zugewiesen ist. ("Benutzer zu Teilnehmermitgliedern hinzufügen")
• Aktiviert für Ausgaben und anwendbar für den ausgewählten Zeitraum. (siehe "So bearbeiten Sie den Personalkostensatz")
• Wenn der gewählte Personalkostensatz nur für einen Teil des gewählten Zeitraums gilt, werden nur die Stunden innerhalb dieses bestimmten Zeitraums zu diesem Satz gebucht. Stunden, die außerhalb dieses Zeitraums liegen, müssen mit einem anderen Tarif gebucht werden. Sie können dies nach der ersten Buchung tun.
• Teilnehmer: Teilnehmer, dem der Benutzer als Mitglied zugeordnet ist.

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Klicken Sie auf Zeit als Aufwand buchen, um die Buchung der Zeit als Aufwand zu bestätigen. Pro Benutzer und für jede im aktuellen Stundenzettel aufgeführte Tätigkeit wird ein Spesendatensatz erstellt. Dieser Datensatz konsolidiert die Gesamtsumme der Zeit, die von den Benutzern für diese spezifische Aktivität innerhalb des gegebenen Zeitraums erfasst wurde. Gebuchte Zeitdatensätze werden in der Zeiterfassung mit dem Symbol "Gebucht" angezeigt.