Hinzufügen von Gastbenutzern

Anmerkung:

Um Gastbenutzer hinzuzufügen, müssen Sie die Benutzerebene Admin oder Manager haben (siehe "Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte").
Das Hinzufügen und Verwalten von Gästen erfolgt separat für jeden Ihrer Arbeitsbereiche.

Sie sind in der Lage, Personen außerhalb Ihres Projektteams einen sicheren Lesen Zugriff auf alle oder bestimmte Elemente des Arbeitsbereichs - Projekte, Aktivitäten, Teilnehmer, Dokumente und Ressourcen - gewähren, indem Sie sie als Gäste in Ihren Arbeitsbereich einladen. Um eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen, werden sie Teil der Kontaktliste des Arbeitsbereichs und können Kommentare eingeben, an Diskussionen teilnehmen, an Videoanrufen teilnehmen, auf Dokumente zugreifen und diese herunterladen.

Sie können jede Person mit einer E-Mail-Adresse als Gast in einen Arbeitsbereich einladen, unabhängig davon, ob sie bereits ein EMDESK-Konto besitzt oder nicht (wenn sie noch kein EMDESK-Konto hat, wird sie aufgefordert, sich zu registrieren).

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um Gastbenutzer zu einem Arbeitsbereich hinzuzufügen.

Klicken Sie im Menü Home auf Benutzer, um den Bereich "Benutzer" zu öffnen.

Gehen Sie zur Registerkarte "Gäste" und klicken Sie unten im Abschnitt auf + Neuen Gast einladen, um das Dialogfeld "Neue Gastmitglieder einladen" zu öffnen.

Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die dem Arbeitsbereich als Gast beitreten soll (trennen Sie E-Mail-Adressen durch Komma, Semikolon oder Leerzeichen) und klicken Sie auf Einladen.

Tipp: Viele E-Mail-Adressen? Sie können E-Mail-Adressen kopieren und in den Bereich einfügen. Achten Sie nur darauf, dass sie durch ein Komma, ein Semikolon oder ein Leerzeichen getrennt sind.

Anmerkung:

Die E-Mail-Einladung mit dem Link und der persönlichen Nachricht wird an jede der angegebenen E-Mail-Adressen gesendet, und die Eingeladenen sollen über diese E-Mail-Einladung einem Arbeitsbereich beitreten.
Der Link in der E-Mail-Einladung ist 7 Tage lang gültig. Nach dieser Zeit oder wenn der Benutzer die ursprüngliche E-Mail verlegt hat, können Sie erneut eine Einladung senden.

Jeder eingeladene Gastbenutzer mit seiner E-Mail-Adresse wird nun auf der Registerkarte "Gäste" mit dem Symbol "Informationen" als ausstehend aufgeführt, bis er die Einladung zur Teilnahme am Arbeitsbereich annimmt.

Sie können die Zugriffsrechte des/der eingeladenen Gastes/Gäste bereits überprüfen und verwalten, während sie sich im Status "Ausstehend" befinden:

Hinweis: Alle eingeladenen Gäste sind standardmäßig berechtigt Lesezugriffsrechte auf alle Arbeitsbereichselemente in allen Abschnitten: "Projekte und Aktivitäten", "Teilnehmer", "Dokumente" und "Ressourcen".

Um den Zugriff auf alle Elemente in einem Abschnitt zu beschränken, klicken Sie auf die Dropdown-Liste des Abschnitts und wählen Sie Aus.

Um den Zugriff auf bestimmte Elemente in den Abschnitten "Projekte & Aktivitäten", "Teilnehmer" und "Dokumente" (nicht relevant für "Ressourcen") einzuschränken, klicken Sie auf " Verfeinern" in einem Abschnitt, in dem sich das Element befindet, auf das der Gast keinen Zugriff haben soll, setzen Sie "Aus" bei den jeweiligen Elementen und klicken Sie auf " Änderungen speichern".

Tipp: Sie müssen die Zugriffsrechte auf der Elementebene nur dann ausschalten, wenn sich die Rechte für einige Elemente von den Rechten auf der Abschnittsebene unterscheiden sollen. Zum Beispiel, wenn ein Gast folgende Rechte hat Lesezugriffsrechte auf Sektionsebene für "Aktivitäten" und Aus-Zugriffsrechte auf WP1 und WP7 hat, bedeutet dies, dass der Gast Lesezugriff auf alle Einträge im Abschnitt "Aktivitäten" mit Ausnahme von WP1 und WP7, auf die der Gast keinen Zugriff hat.

Anmerkung: Um einen Gast in einen Benutzer umzuwandeln, klicken Sie auf das Aktionsmenü im Profil des Gastes und wählen Sie In Benutzer umwandeln aus der Dropdown-Liste: